Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf TurnierGuide im Sinne der DSGVO ist:

Robert Otte
Steinberg 1a
83098 Brannenburg
Deutschland
E-Mail: info@turnierguide.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt.

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

TurnierGuide verarbeitet personenbezogene Daten im für den jeweiligen Zweck erforderlichen Umfang. Je nach Verarbeitung stützen wir uns dabei insbesondere auf:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung erforderlich ist, um eine von dir angeforderte Plattformfunktion bereitzustellen (z. B. eine Turnieranmeldung oder ein Veranstalterkonto).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für einen sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb der Plattform (berechtigtes Interesse).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit uns gesetzliche Pflichten zur Verarbeitung treffen.

Die Pflicht-Checkbox „Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen” im öffentlichen Anmeldeformular bestätigt ausschließlich, dass diese Datenschutzerklärung vor dem Absenden zur Kenntnis genommen wurde. Sie ist keine eigenständige datenschutzrechtliche Einwilligung für die Turnieranmeldung — die Verarbeitung der Anmeldedaten erfolgt wie oben beschrieben auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Hosting (Vercel)

TurnierGuide wird technisch von Vercel Inc. (USA) gehostet und ausgeliefert. Beim Aufruf der Website können dabei insbesondere Verbindungs- und Requestdaten verarbeitet werden, z. B. IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen, Zeitpunkt des Zugriffs und die angeforderte Ressource. Eine konkrete Speicherdauer dieser technischen Zugriffsdaten bei Vercel ist uns nicht abschließend bekannt und wird hier deshalb nicht behauptet.

4. Datenbank und Authentifizierung (Supabase)

Für die PostgreSQL-Datenbank sowie die Authentifizierung von Veranstaltern und Betreiber/Admin (u. a. passwortloser Magic-Link-Login) nutzen wir Supabase (Supabase Pte. Ltd.). Je nach Nutzung können dabei verarbeitet werden: die Login-E-Mail-Adresse, eine Auth-Nutzer-ID, Session-/Authentifizierungsdaten sowie die in der Supabase-Datenbank gespeicherten Fachdaten von TurnierGuide (siehe die folgenden Abschnitte). Der fachliche Zugriff auf diese Daten erfolgt serverseitig direkt auf die PostgreSQL-Datenbank — nicht über eine öffentlich erreichbare Supabase-Schnittstelle.

5. E-Mail-Versand (Resend)

Automatische TurnierGuide-E-Mails werden über den Dienst Resend (Plus Five Five, Inc.) versendet. Das betrifft sowohl die transaktionalen E-Mails an Trainer/Veranstalter (siehe Abschnitt 14) als auch die Magic-Link-E-Mails für den Veranstalter-/Admin-Login — auch diese Supabase-Auth-Mails werden im Produktivbetrieb über einen bei Resend eingerichteten Custom-SMTP-Versand zugestellt.

Je nach Mailtyp kann Resend dafür insbesondere folgende Angaben erhalten:

• die Empfänger-E-Mail-Adresse
• Kontaktname und Mannschaftsname der Anmeldung
• Turnierinformationen (z. B. Turniername, Altersklasse, Datum)
• Kontaktdaten des jeweiligen Veranstalters

Bei einer Anmeldungsbestätigung können zusätzlich Zahlungsinformationen enthalten sein, die der Veranstalter für seine Startgebühr hinterlegt hat (Kontoinhaber, IBAN, Startgebühr) — siehe Abschnitt 11. Diese Bankdaten werden ausschließlich für die dafür vorgesehene direkte Bestätigungsmail an die anmeldende Kontaktperson verwendet und nicht öffentlich angezeigt.

6. Turnieranmeldungen

Meldest du über TurnierGuide eine Mannschaft zu einem Turnier an, können folgende Angaben verarbeitet werden:

• Verein/Mannschaft
• Trainer/Kontaktperson
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Turnierbezug, Altersklasse und weitere für die Anmeldung relevante Angaben
• Zeitpunkt und Status der Anmeldung
• die Version dieser Datenschutzerklärung sowie der Zeitpunkt deiner Kenntnisnahme

Ablauf einer Anmeldung:

1. Die Anmeldung wird über das öffentliche Formular abgesendet.
2. Die angegebene E-Mail-Adresse muss anschließend über einen einmaligen Link bestätigt werden.
3. Ohne erfolgreiche Bestätigung wird die Anmeldung dem Veranstalter nicht als reguläre Anmeldung angezeigt.
4. Nach der Bestätigung entscheidet der Veranstalter über Warteliste, Bestätigung oder endgültige Teilnahme.

Öffentlich angezeigt wird ausschließlich der Verein-/Mannschaftsname einer Anmeldung mit dem Status „Teilnahme bestätigt” — als Hinweis, welche Mannschaften am Turnier teilnehmen. Kontaktperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und sonstige Anmeldedaten sind zu keinem Zeitpunkt öffentlich sichtbar.

7. Rolle des Veranstalters bei deiner Turnieranmeldung

TurnierGuide stellt die technische Plattform für die Anmeldung bereit. Der jeweilige Turnierveranstalter erhält nach erfolgreicher E-Mail-Verifikation die Anmeldedaten und entscheidet insbesondere über Warteliste, Bestätigung und Teilnahme.

Soweit der Veranstalter personenbezogene Daten für die eigenständige Organisation und Durchführung seines Turniers verarbeitet und dabei selbst über Zweck und Mittel dieser Verarbeitung entscheidet, ist er hierfür selbst datenschutzrechtlich verantwortlich.

Die Kontaktdaten des Veranstalters werden den angemeldeten Teams in den entsprechenden TurnierGuide-E-Mails mitgeteilt.

8. Löschfristen bei Turnieranmeldungen

• Eine nicht innerhalb von 15 Minuten bestätigte Anmeldung wird vollständig gelöscht.
• Eine bestätigte Anmeldung wird 90 Tage nach dem zugehörigen Turnier vollständig gelöscht.

In beiden Fällen handelt es sich um eine vollständige Löschung der Anmeldung, keine Anonymisierung. Damit verbundene technische Datensätze (z. B. E-Mail-Bestätigungslinks) werden über die bestehenden Datenbankbeziehungen automatisch mit entfernt.

9. Veranstalterkonto

Bei einem Veranstalterkonto können folgende Angaben verarbeitet werden:

• Organisation/Verein
• Ansprechpartner
• Login-/Kontakt-E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Website
• eine technische Supabase-Auth-Nutzer-ID sowie die Zuordnung zum Verein (Membership)

Im aktuellen Self-Service-Modell ist die Login-E-Mail-Adresse eines Veranstalters zugleich seine hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse. Die Telefonnummer wird nicht öffentlich angezeigt und dient der direkten Kommunikation mit angemeldeten Teams. Website und weitere Kontaktangaben werden nur insoweit als öffentlich behandelt, wie die TurnierGuide-Oberfläche sie tatsächlich öffentlich anzeigt.

10. Vereins- und Turnierlogos

Ein Veranstalter kann für seinen Verein und optional zusätzlich für ein einzelnes Turnier ein Logo hinterlegen — entweder durch direkten Upload einer eigenen Bilddatei oder durch Auswahl eines von TurnierGuide gefundenen Logo-Vorschlags (siehe unten, „Passendes Logo finden”). Ein von dir bestätigtes Logo wird in dem von TurnierGuide verwendeten Supabase Storage gespeichert. Diese gespeicherten Logo-Dateien sind für die gewünschte öffentliche Darstellung bestimmt und können daher öffentlich in der Turniersuche sowie auf Turnierserien-/ Turnierdetailseiten abgerufen werden. TurnierGuide speichert dabei nicht dauerhaft die ursprüngliche externe Bild-URL als öffentliche Bildquelle — angezeigt wird ausschließlich die eigene, im TurnierGuide-Storage gespeicherte Kopie.

„Passendes Logo finden”: Klickst du im Veranstalterprofil ausdrücklich auf „Passendes Logo finden”, ruft der TurnierGuide-Server die von dir dort hinterlegte Vereinswebsite auf, um dort öffentlich bereitgestellte Logo-Kandidaten zu ermitteln. Dabei gilt:

• keine allgemeine Web- oder Bildersuche über eine Suchmaschine
• kein automatischer Abruf beim normalen Speichern des Profils — ausschließlich nach dieser bewussten Aktion
• gefundene Kandidatenbilder werden serverseitig verarbeitet; dein Browser lädt sie nicht direkt von der Vereinswebsite
• erst nach deiner ausdrücklichen Bestätigung eines Kandidaten wird eine eigene, normalisierte Kopie im TurnierGuide-Storage gespeichert

11. Bankdaten für Startgebühren

Ein Veranstalter kann in seinem geschützten Veranstalterbereich optional Kontoinhaber und IBAN hinterlegen. Diese Angaben werden ausschließlich für die Zahlungsinformationen in den dafür vorgesehenen Bestätigungsmails an angemeldete Teams verwendet.

• nicht öffentlich auf TurnierGuide sichtbar
• nur im geschützten Veranstalterbereich einsehbar
• kein automatischer Zahlungsabgleich, kein Zahlungsdienstleister, keine Verbindung zu Bankkonten

Die Bankdaten werden gespeichert, solange sie für das Veranstalterkonto und den genannten Zweck benötigt werden, bzw. bis sie vom Veranstalter geändert oder im Rahmen einer Löschanfrage entfernt werden — soweit dem keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

12. Veranstalter-Registrierung (temporäre Daten)

Bei der Selbstregistrierung eines neuen Veranstalters werden vorübergehend die angegebene E-Mail-Adresse und der Organisationsname gespeichert, um den Registrierungsvorgang bis zur E-Mail-Bestätigung zu überbrücken. Ein nicht erfolgreich abgeschlossener Registrierungsversuch wird nach 15 Minuten gelöscht; ein erfolgreich abgeschlossener Versuch wird ebenfalls zeitnah durch den automatischen Aufräumprozess entfernt, da die Daten danach nicht mehr benötigt werden.

13. Turnier-Info und Newsletter

TurnierGuide versendet derzeit keine Newsletter oder Werbe-E-Mails und bietet aktuell keinen entsprechenden Opt-in an.

14. Automatische E-Mails

TurnierGuide versendet ausschließlich notwendige transaktionale E-Mails, insbesondere:

• E-Mail-Bestätigung einer Turnieranmeldung
• Bestätigung, dass eine Anmeldung eingegangen ist
• Statusinformationen zu einer Anmeldung (z. B. Bestätigung, Warteliste)
• Magic-Link-E-Mails für den Veranstalter-/Admin-Login

15. Karte (Stadia Maps)

Die öffentliche Turnierkarte sowie die Positionskarten im Veranstalter-/Admin-Bereich verwenden Kartenkacheln von Stadia Maps, Inc. (USA), ausgeliefert über den EU-only-Endpunkt tiles-eu.stadiamaps.com. Dein Browser ruft diese Kartenressourcen direkt bei Stadia Maps ab. Dabei können insbesondere übertragen werden: deine IP-Adresse, Browser-/User-Agent-Informationen sowie die angeforderten Kartenressourcen (entsprechend dem gerade sichtbaren Kartenausschnitt).

Für Produktivbetrieb wird bei Stadia Maps eine autorisierte Domain hinterlegt (Domain-based Authentication) — es wird kein eigener Stadia-API-Key im TurnierGuide-Code an Besucher ausgeliefert. TurnierGuide selbst speichert deinen Nutzerstandort nicht und verwendet aktuell keine Browser-Geolocation. Die Nutzung des EU-only-Endpunkts bedeutet, dass Kartenkachel-Anfragen über die von Stadia Maps für diese Domain vorgesehene EU-Infrastruktur laufen — eine darüber hinausgehende Aussage, dass dadurch jede Drittlandverarbeitung ausgeschlossen ist, treffen wir nicht.

16. Geocoding und Standortsuche (Geoapify)

Für die serverseitige Ermittlung von Kartenkoordinaten aus Spielort-/Adressangaben nutzen wir Geoapify (KEPTAGO LTD, Zypern). Dabei werden ausschließlich Spielort-/Adressdaten übermittelt, keine Organizer-Kontaktdaten.

Geoapify wird zusätzlich für die serverseitige Ort-/PLZ-Standortsuche auf der öffentlichen Kartenansicht verwendet. Wenn du dort eine Ort- oder PLZ-Suche verwendest, wird der von dir eingegebene Suchbegriff von unserem Server an Geoapify übermittelt, um passende Ortsvorschläge und Koordinaten zu erhalten. Dabei können bei Geoapify technische Protokolldaten (z. B. Zeitpunkt der Anfrage) entstehen — eine vollständige Aussage darüber, dass bei Geoapify keinerlei technische Protokolldaten anfallen, treffen wir nicht.

In beiden Fällen gilt: Dein Browser ruft Geoapify nicht direkt auf — die Anfrage erfolgt ausschließlich serverseitig, der zugehörige API-Key bleibt serverseitig hinterlegt. Wir nutzen dafür keine Browser-Geolocation und speichern den von dir gewählten Standort nicht dauerhaft — weder in unserer Datenbank noch in einem Cookie oder lokalen Browserspeicher. Eine genaue Hausadresse oder GPS-Position ist für die Standortsuche nicht erforderlich; sie liefert ausschließlich Orts-/PLZ-Vorschläge, keine vollständigen Adressen.

17. Kartendarstellung (MapLibre) und Schriftarten

Für die Kartendarstellung selbst verwenden wir die clientseitige Bibliothek MapLibre GL JS — sie ist reine Renderingtechnik ohne eigenen externen Datenempfänger. Schriftarten werden über die Next.js-Font-Funktion in die Anwendung eingebettet und von TurnierGuide selbst ausgeliefert; dein Browser ruft dafür keine externen Schriftarten-Server auf.

18. Domain und E-Mail-Postfach (ALL-INKL)

Domainverwaltung sowie das normale E-Mail-Postfach von TurnierGuide (insbesondere info@turnierguide.de) werden über ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Inhaber: René Münnich, Deutschland) betrieben. Nach Angabe des Betreibers besteht mit diesem Anbieter ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Schreibst du uns per E-Mail, verarbeiten wir die von dir dabei übermittelten Angaben über dieses E-Mail-System, um deine Anfrage zu beantworten. Eine pauschale feste Löschfrist für normale Support-E-Mails legen wir hier nicht fest.

19. Cookies und lokale Speicherung

TurnierGuide setzt ausschließlich technisch notwendige Speicherungen ein:

• Supabase-Auth-Cookies — zur Authentifizierung/Session von Veranstaltern und Betreiber/Admin.
• turnierguide.admin.lastActivityAt (localStorage) — speichert ausschließlich einen Aktivitätszeitpunkt, um einen automatischen Logout im Betreiberbereich nach 8 Stunden Inaktivität umzusetzen. Enthält keine eigenen Auth-Tokens.

TurnierGuide verwendet derzeit nur die für Authentifizierung/Sitzungsverwaltung erforderlichen Supabase-Auth-Cookies sowie im Betreiberbereich einen lokal gespeicherten Aktivitätszeitpunkt für die Inaktivitäts-Logout-Funktion. Weitere Cookies, localStorage-, sessionStorage- oder IndexedDB-Einträge werden von TurnierGuide nicht gesetzt. Es werden derzeit keine Tracking-, Analyse- oder Werbespeicherungen eingesetzt. Daher wird im aktuellen technischen Stand kein Cookie-Consent-Banner eingesetzt.

20. Tracking und Analyse

TurnierGuide verwendet derzeit keine:

• Webanalyse-/Analytics-Dienste
• Werbetracker oder Werbenetzwerke
• Meta Pixel, Google Analytics oder Google Tag Manager
• Microsoft Clarity oder vergleichbare Session-Aufzeichnung
• Fehler-Tracking-Dienste wie Sentry

Es werden keine Nutzerprofile zu Werbezwecken erstellt.

21. Deine Rechte

Dir stehen die üblichen datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte zu:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung deiner Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar
• Widerspruch, soweit die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse gestützt ist
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Für die Ausübung deiner Rechte wende dich an info@turnierguide.de. Als zuständige Aufsichtsbehörde kommt in Betracht:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach

22. Verarbeitung außerhalb der EU

Einige der oben genannten Dienstleister sind Unternehmen mit Sitz außerhalb der Europäischen Union. Soweit dabei eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, erfolgt die Verarbeitung nach den für den jeweiligen Dienst geltenden datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen und Übermittlungsmechanismen. Wir behaupten nicht pauschal, dass alle Daten ausschließlich in Deutschland oder der EU verbleiben, und können für einzelne Anbieter aktuell keine konkreten Standardvertragsklauseln oder sonstigen Vertragsdetails zusichern, die für unseren derzeitigen Nutzungsumfang nicht eigens verifiziert sind.

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Ändert sich diese Datenschutzerklärung inhaltlich, wird die untenstehende Versionsangabe erhöht. Bereits bestehende Turnieranmeldungen speichern weiterhin die zum Zeitpunkt ihrer Anmeldung geltende Fassung — eine rückwirkende Änderung historischer Datensätze findet dabei nicht statt.